Au printemps prochain : une seule boîte aux lettres électronique ou eBox pour chaque citoyen et chaque entreprise

Tous les documents officiels qui, pour des raisons de sécurité, ne peuvent pas être envoyés par e-mail classique seront envoyés via l'eBox. Il s'agit par exemple des preuves de déclaration, impôts, documents de détachement, attestations... Les citoyens et les entreprises pourront aussi recevoir et gérer d’autres documents électroniques envoyés par des entreprises, tels que les fiches de rémunération, factures et contrats via les solutions privées existantes en un endroit unique, central, sécurisé et intégré à l’eBox.

Jungle numérique

Depuis toujours, les citoyens ont une seule adresse et une seule boîte aux lettres physiques dans laquelle ils peuvent recevoir l'ensemble de leurs documents. En revanche, dans le monde numérique, où chaque expéditeur de documents se crée sa propre boîte aux lettres électronique, il en existe aujourd'hui une multitude.

Bon nombre de services publics et d'entreprises offrent déjà des environnements sécurisés pour les communications numériques. Au niveau fédéral, My Minfin, My Pension et Mon Dossier offrent déjà des applications eBox. Il existe aussi une eBox Sécurité sociale dans laquelle on peut recevoir des  documents de l’ONEM. Du côté des Régions et des Communautés aussi, de nombreuses administrations locales ont leur propre boîte aux lettres électronique. C’est également le cas des fournisseurs d’électricité (My Luminus, My Lampiris…), entreprises de télécommunications (montelenet, My Proximus, …), mutualités, hôpitaux, secrétariats sociaux et bien d’autres.

Dès lors, ces boîtes aux lettres électroniques ne servent à recevoir qu’un nombre limité de documents. Pour le citoyen, il faut à chaque fois s’habituer à une nouvelle boîte aux lettres, puis s’authentifier, parfois avec l’eID, souvent à l’aide d’un mot de passe et d’un login qu’il faut ensuite retenir. Certains citoyens ont recours à un logiciel de gestion de mot de passe, la plupart utilise partout le même mot de passe, ce qui n’est sans risque en termes de sécurité.

Limite fonctionnelle

La multitude de boîtes aux lettres électroniques, de mots de passe et de logins est une limite fonctionnelle qui empêche de profiter pleinement des nombreux avantages des communications numériques : classer, conserver et suivre plus facilement les documents, effectuer en un rien de temps des paiements électroniques et des domiciliations, échanger plus rapidement des informations accessibles à tout moment et n’importe où (avec une connexion internet), faire des économies et épargner l’environnement.

Alors que les communications électroniques devraient réduire les lourdeurs, simplifier les processus et permettre un gain de temps, cette kyrielle de boîte aux lettres électroniques dans lequel un chat ne retrouverait pas ses jeunes est source de complexité.

Des acteurs comme Doccle, Zoomit et POM offrent une réponse à ce problème, en regroupant plusieurs boîte aux lettres électroniques sur une seule plateforme. Ils s’adressent surtout aux citoyens. Dans le secteur B2B, on constate l’apparition d’initiatives de plus en plus nombreuses dans la facturation électronique.

Un seul endroit pour tous les documents numériques

Avec la nouvelle eBox, les pouvoirs publics font d’une pierre deux coups, le but n’est pas de concurrencer ces initiatives, mais au contraire de les renforcer. En tant que pouvoirs publics, nous voulons coopérer avec le secteur privé pour mettre au point un système où citoyens et entreprises peuvent avoir en un seul endroit une vue synoptique de l’ensemble des documents qui leur sont destinés (B2C, G2C, B2B, G2B, B2G).

Via l’eBox, chaque citoyen et chaque entreprise se verra attribuer une seule adresse et boîte aux lettres électronique. Les sociétés privées pourront intégrer leurs services avec l’eBox et concevoir et offrir eux-mêmes la boîte aux lettres électronique. Et le citoyen ou l’entreprise pourra choisir l’eBox la plus conviviale. 

Dans la boîte aux lettres électronique de leur choix, ils pourront recevoir, consulter, conserver et gérer l’ensemble des communications électroniques qui leur sont destinées, qu’elles proviennent d’un service public ou d’une entreprise. Ils y auront accès via le single sign-on : on s’enregistre la première fois avec l’eID, Itsme, Digipass ou un autre moyen d’authentification mobile convivial pour avoir ensuite automatiquement accès à l’ensemble de ses informations, ce qui simplifiera considérablement les communications numériques.

Printemps 2018

Le lancement d’un service de base est prévu pour le printemps de 2018 et s’accompagnera d’une campagne d’information. Les entreprises privées pourront systématiquement offrir des services complémentaires tels que l’envoi recommandé électronique, la signature électronique, la gestion  numérique des documents et l’archivage numérique.

Celui qui préfère continuer à utiliser la version papier pourra bien entendu le faire.