Weg vrij voor elektronische aangetekende zending

Alexander De Croo: “De gelijkschakeling van papier en digitaal zal een revolutie teweegbrengen in de verdere ontwikkeling van de digitale economie in ons land. Denk aan de 33 miljoen aangetekende zendingen die binnenkort digitaal kunnen of de kilometers papieren archieven die voortaan elektronisch mogen. Het digitaliseren van al die documenten verhoogt het gebruiksgemak, denk bijvoorbeeld aan de administratieve rompslomp van aangetekende zendingen vandaag. Daarnaast zal de gelijkschakeling van digitaal en papier ook toelaten om veel efficiënter te werken. Voor bedrijven en overheden is dit een belangrijke kostenbesparing.”

De nieuwe wet laat toe dat elektronische diensten en documenten dezelfde juridische waarde krijgen als hun papieren of fysieke tegenhangers en maakt de weg vrij voor het gebruik van een aantal zgn. ‘elektronische vertrouwensdiensten’. Het gaat met name om de elektronische aangetekende zending, de elektronische archivering, zegel, handtekening, tijdstempel en website authenticatie. Vandaag is er immers nog te veel onzekerheid over de veiligheid en de juridische erkenning van elektronische diensten en elektronische documenten, wat hun gebruik in de praktijk tegen houdt.

Het ontwerp voert ook de Europese Verordening 910/2014 betreffende de elektronische identificatie en vertrouwensdiensten uit. België is het eerste EU-land om de Europese Verordening uit te voeren.

Concrete impact

Elektronisch archiveren

• Door de juridische gelijkwaardigheid tussen papieren en elektronische documenten zullen bedrijven en overheden voortaan elektronisch kunnen archiveren, ook wanneer ze een wettelijke archiefplicht hebben.
• Vandaag geldt onder meer een wettelijke archiefplicht voor kredietinstellingen en verzekeringsmaatschappijen, het notariaat, handelaars, boekhouders, werkgevers, sociale secretariaten, vennootschappen, enz.
• Elektronische archivering verhoogt voor overheden en bedrijven de efficiëntie en bespaart kosten. Zo is steeds de meest recente versie van een document altijd vlot toegankelijk, is   minder archiefruimte nodig en kan worden bespaard op het fysiek verzenden van documenten. De vierkante kilometers die verloren gaan aan archiefruimte kunnen op een nuttigere manier kunnen besteden.

o   Studies over dit onderwerp hebben geschat dat het totaal van ongeveer 9 km lineaire papieren archieven van de Sociale Zekerheid die zijn opgeslagen op een oppervlakte van 1000 vierkante meter een kost betekenen van meer dan 5 miljoen euro op 10 jaar. De besparingen op archiefruimte worden berekend op basis van de huur van magazijnruimte en de aanverwante kosten.

o   De digitale archivering vermindert drastisch het volume van af te drukken documenten. Zo kan een grote instelling die nu 2,5 miljoen pagina's per jaar afdrukt dankzij digitale archivering ongeveer 150.000 euro op de jaarlijkse kosten voor het afdrukken besparen. 

Elektronische aangetekende zending

• Waar de wet een aangetekende zending vereist, zal deze voortaan ook elektronisch verstuurd kunnen worden, zonder dat er evenwel sprake is van een verplichting.
• Ook de mogelijkheid van een hybride elektronische aangetekende zending wordt voorzien: een zending wordt verstuurd in elektronische vorm; de bestemmeling ontvangt in papieren formaat via materialisatie door een postoperator.
• In 2015 werden er ongeveer 33 miljoen aangetekende zendingen verstuurd. Dankzij dit wetsontwerp en van zodra er aanbieders op de markt zullen zijn, kunnen deze elektronisch gebeuren.

Elektronisch zegel

• Deze nieuwe vertrouwensdienst waarborgt de link tussen de “verzegelde” elektronische gegevens en een rechtspersoon. Het betreft een soort van beveiligde elektronische “stempel” voor rechtspersonen, die moet dienen als bewijs dat een elektronisch document door een rechtspersoon is afgegeven.
• Het elektronisch zegel zal het mogelijk maken om ook bedrijven elektronisch te identificeren en ondertekening namens de vennootschap toe te laten. De nieuwe wet stelt het gekwalificeerd elektronisch zegel gelijk met een handgeschreven handtekening van de natuurlijke persoon die de rechtspersoon vertegenwoordigt.

Elektronische handtekening

• Het juridisch kader voor de elektronische handtekening bestaat al en wordt grotendeels hernomen in het wetsontwerp. Zo bepaalt de wet nu al dat een gekwalificeerde elektronische handtekening, bijvoorbeeld met behulp van de eID wordt gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening. Dankzij de Europese Verordening wordt de gekwalificeerde elektronische handtekening voortaan interoperabel over de grenzen van de lidstaten heen.

Website authenticatie

• Momenteel is het voor gebruikers niet mogelijk om op een simpele manier de authenticiteit van de link tussen een website en de verantwoordelijke ervan vast te stellen. Er zijn heel wat handelsnamen die daardoor slachtoffer worden van phishing, waarbij oplichters valse websites maken om zich uit te geven als een firma of als een natuurlijke persoon en op die manier internetgebruikers gevoelige gegevens of geldbedragen af te troggelen, bijvoorbeeld in de banksector of in de verhuur van vakantiewoningen. De voorziene authenticatiedienst laat bezoekers van een website toe om op de website, via een certificaat, na te gaan aan wie de website toebehoort.

Uitvoering Europese verordening

Het ontwerp voert de Europese Verordening 910/2014 betreffende de elektronische identificatie en vertrouwensdiensten uit. Deze bevat een aantal nieuwe regels waaraan de dienstverleners van vertrouwensdiensten moeten voldoen. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde diensten. Gekwalificeerde dienstverleners moeten een voorafgaande controle ondergaan om het EU-vertrouwensmerk te krijgen en komen terecht op een nationale vertrouwenslijst. In België zal die controle worden uitgevoerd door de FOD Economie. Daarbij zal onder meer gekeken worden naar de kwalificaties van de personeelsleden van deze dienstverleners, de technische veiligheid van hun systemen en de garanties op vlak van continuïteit van de dienstverlening.

• Wie bij de bewaring van documenten, of bij het versturen van een aangetekende zending voor een gekwalificeerde dienst kiest, zal nooit moeten bewijzen dat het wel degelijk om het origineel document gaat of dat de zending wel degelijk verstuurd is naar de persoon die ze moest ontvangen.
• Niet-gekwalificeerde diensten daarentegen kunnen zonder voorafgaande controle worden aangeboden, maar genieten niet hetzelfde vermoeden van integriteit en conformiteit in geval van betwisting voor de rechtbank. Zij mogen enkel niet worden geweigerd als bewijs voor het gerecht, louter omdat ze in elektronische vorm zijn of omdat ze niet voldoen aan de vereisten van een gekwalificeerde vertrouwensdienst.

Daarnaast vult het ontwerp deze Verordening aan met een volledig en samenhangend juridisch kader voor de elektronische archivering. Dit wordt immers niet geregeld in de Europese Verordening, maar is noodzakelijk om fysieke processen volledig te kunnen omzetten naar elektronische processen.

Het ontwerp is tenslotte niet van toepassing wanneer er een specifiek juridisch kader geldt dat aan een bepaalde vertrouwensdienst bewijskracht toekent, of specifiek regelt hoe deze dienst in de elektronische omgeving moet worden uitgevoerd. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de elektronische facturatie of voor de bewaring van documenten van de sociale zekerheid. In dat geval laat het ontwerp de bestaande wetgeving ongemoeid.

Inwerkingtreding

Het is de bedoeling dat het wetsontwerp zo snel mogelijk in werking treedt. Vanaf wanneer een aantal vertrouwensdiensten daadwerkelijk beschikbaar zullen zijn, zal deels afhangen van de uitwerking van Europese normen voor gekwalificeerde diensten, en van de ontwikkeling van het aanbod van vertrouwensdiensten op de markt.